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No cabe duda que el 2020 y lo que llevamos de 2021 ha puesto en jaque la log铆stica internacional. Los confinamientos, la baja en disponibilidad de choferes y personal administrativo para las labores operacionales y el aumento de la demanda en el comercio electr贸nico han sido factores que han empujado al sector ha reestructurar sus procesos operativos y administrativos para satisfacer la necesidad de la cadena de suministros tanto en negocios B2B y B2C.

Este nuevo escenario ha instalado la necesidad de modernizar los procesos mediante la incorporaci贸n de tecnolog铆as que permitan brindar servicios On-Time y In Full con porcentajes superiores al 90% para dar cumplimiento a los objetivos comerciales y presupuestos establecidos para los ejercicios 2020-2021.


驴Pero c贸mo las empresas de transporte de carga por carretera enfrentan la necesidad de optimizar sus procesos?


En una industria en donde los m谩rgenes de rentabilidad son ajustados y rondan entre un 6% y 9%, costes de operaci贸n incrementados y en donde regulaciones en materia de seguridad aumentan, se hace imperante la implementaci贸n de sistemas inform谩ticos que permitan tener una mirada global del ejercicio para la toma de decisiones informadas que conduzcan a una competitividad a largo plazo.

Es en base a esta necesidad que las empresas de transporte de mercanc铆as por carretera han iniciado un proceso de modernizaci贸n con la incorporaci贸n de TMS (Transport Management System), optimizadores de rutas y dispositivos IoT, con el objetivo de automatizar procesos, elevar el nivel de servicio hacia sus clientes y mantener los costes operacionales en par谩metros sanos para el ejercicio.


驴Pero c贸mo se eval煤a la incorporaci贸n de estas tecnolog铆as y cu谩l es la prioridad de implementaci贸n?


El 茅xito de cualquier proyecto de inversi贸n, incluyendo una empresa de transporte de carga, se encuentra en contar con una planificaci贸n que permita tener costes de operaci贸n reducidos y un crecimiento comercial sostenido y con niveles de servicio que conduzcan la fidelizaci贸n de clientes y trabajadores, pero una de las grandes dudas que surgen en las empresas de transporte es 驴cu谩ndo se debe tomar la decisi贸n de realizar inversi贸n en tecnolog铆a que permita que tractos y remolques tengan una baja tasa de estacionalidad, una distribuci贸n de los servicios equilibrados y la mantenci贸n de activo?.

C贸mo primer paso en la modernizaci贸n de una empresa el contar con un software de gesti贸n especializado en la operaci贸n y en las casu铆sticas de la empresa es primordial a la hora de conocer rentabilidad y es en este escenario en donde un TMS toma un rol principal.


驴C贸mo escoger un software de gesti贸n TMS 鈥 Transport Management System?


Lo primero que debemos considerar y conocer al momento de iniciar la b煤squeda de un TMS es que un software para la gesti贸n del transporte cuenta con 2 enfoques, el relacionado propiamente con una empresa de transporte de mercanc铆as, que busca optimizar los medios (tractos, remolques, camiones, furgonetas, personal, combustible y neum谩ticos) y el mejorar los m谩rgenes de utilidad generados por la labor comercial. Y un enfoque dirigido a las empresas generadoras de carga, los cuales se focalizan en la optimizaci贸n de los costes de transporte desde la gesti贸n de los env铆os hasta la relaci贸n con los clientes.

Otro punto importante es conocer que los objetivos de estos tipos de sistemas es otorgar a las empresas una planificaci贸n de sus operaciones, reducir la acci贸n reactiva en la soluci贸n de conflictos o problem谩ticas, mantener operaciones fluidas por medio de una coordinaci贸n eficiente de los procesos lo que finalmente mejorar la experiencia del cliente.

Una vez que entendemos los objetivos de contar con un TMS dentro de la operaci贸n debemos conocer sus alcances y beneficios, teniendo en cuenta cuales son las necesidades que la empresa de transporte desea cubrir.

Entre las funcionalidades de un Software de gesti贸n para el transporte debemos saber que a trav茅s de estas soluciones se podr谩 contar con:

  •          Planificaci贸n y simulaci贸n de los costos asociados al transporte y los tiempos necesarios para estos se realicen.

  •          Tambi茅n las empresas podr谩n seleccionar las unidades (tractos, remolques, camiones, etc.) que se adecuen a las caracter铆sticas del negocio que realizan.

  •          Seguimiento de la carga transportada.

  •      Gesti贸n de la documentaci贸n asociada a los servicios facturas, gu铆as de despacho, pruebas de entrega, incidencias, etc. Relacionadas al servicio.

  •    Equilibrio de la flota, mediante la distribuci贸n de las mercanc铆as seg煤n rutas y caracter铆sticas de la flota.

Est谩s funcionalidades tendr谩n un impacto significativo en los resultados de la operaci贸n lo que se reflejar谩 en:

  •          Optimizaci贸n del presupuesto de transporte considerando que el coste de transporte de un producto final se encuentra entre 4% al 8% del valor de venta.

  •          Obtener mayores m谩rgenes de rentabilidad.

  •          Competitividad gracias a la optimizaci贸n del costo y niveles de servicios.

  •          Mejora en los procesos comunicativos al contar con una herramienta de lenguaje y plataforma 煤nica entre generadores de carga, transportistas y clientes.

  •          Visibilidad integral de la operaci贸n mediante estad铆sticas y reportes lo que permite a las empresas tomar acciones correctivas o de planificaci贸n con respecto a sus procesos.

 

Entendiendo estas variables y las necesidades que debemos cubrir podemos iniciar el proceso para la implementaci贸n de un TMS en la operaci贸n empleando definiendo:

 

         Alcances del proyecto: La mayor铆a de las empresas que inicia la implementaci贸n de un TMS en sus operaciones tienen la visi贸n equivocada de los resultados significativos inmediatos que se conseguir谩n una vez iniciado el proyecto, pero es necesario aclarar que el proceso de implantaci贸n va a contar con 鈥淰ictorias Tempranas鈥 y resultados a largo plazo, teniendo en consideraci贸n esto, podemos decir que la implantaci贸n y funcionalidad sobre un 70% de un TMS se encuentra en el plazo m铆nimo de 1 a帽o, ya que el proceso de entendimiento, capacitaci贸n y adaptaci贸n de los usuarios podr谩 sufrir variaciones en las etapas tempranas, debido a que toda la organizaci贸n tendr谩 que pasar por una periodo de estandarizaci贸n de la operaci贸n. Por tal motivo es necesario que se defina en los alcances del proyecto prioridades con el objetivo de que no afecte la operaci贸n y cause frustraci贸n en la organizaci贸n.


   Selecci贸n del proveedor: En una era en donde podemos encontrar un gran abanico de proveedores de este tipo de productos y/o servicios es importante que la organizaci贸n realice un proceso de investigaci贸n de los oferentes, conociendo y solicitando informaci贸n sobre la experiencia en otros clientes, conocer casos de 茅xito, percatarse que las soluciones se encuentren adaptadas a la cultura de la empresa y del mercado.

     

S Soluciones modulares: En la mayor铆a de los casos las empresas que buscan implementar un software de gesti贸n especializado en transporte de mercanc铆as buscan contar con una soluci贸n que les permita mejorar todas las 谩reas del negocio, pero se debe tener en consideraci贸n variable como los sistemas inform谩ticos implantados con anterioridad, la capacidad de migraci贸n de estos y la factibilidad t茅cnica y administrativa para la migraci贸n. Es por este motivo es que cuando una empresa se encuentre en la b煤squeda de un TMS considere soluciones modulares y adaptable que le permitan una implantaci贸n armoniosa con otras herramientas tecnol贸gicas, para que a medida que en nivel de experticia de los usuarios aumente, se puedan incorporar est谩s herramientas o dem谩s 谩reas del negocio, lo que puede ser mediante integraciones de estos o la migraci贸n de la operaci贸n en su totalidad al TMS.

      

Definir un equipo de proyecto: Es recomendable que cuando una empresa haya escogido la soluci贸n que se adapte a sus necesidades y haya definido los alcances del proyecto designe un equipo de implantaci贸n el cual trabajar谩 junto con el proveedor en la identificaci贸n de prioridades, oportunidades de mejora y en la comunicaci贸n entre los usuarios y el proveedor.

     

    Capacitaci贸n y soporte: Uno de los motivos de fracaso en la implantaci贸n de un software de gesti贸n es el escoger un proveedor que no cuente con una estructura de capacitaci贸n, la cual incluya material de apoyo y capacitaci贸n presencial o telem谩tica de los usuarios, lo cual se agrava cuando el proveedor no cuenta con un centro de soporte que apoye a la organizaci贸n en la resoluci贸n de dudas y/o errores que se pueden experimentar en el proceso de implementaci贸n o en fases tempranas del proyecto.

 

Teniendo en consideraci贸n todos los puntos tratados en este art铆culo, los encargados en la selecci贸n de un proveedor podr谩n dise帽ar un plan para alcanzar el 茅xito del proyecto.

 

La experiencia de MERIBIA en el dise帽o, creaci贸n e implantaci贸n de proyectos de software de gesti贸n especializados, permite a las empresas contar con una soluci贸n especializada en empresas de transporte, la cual brinda una asesor铆a integral para determinar de la mano con el cliente las necesidades asociadas a la operaci贸n y encontrar una soluci贸n 贸ptima que se adec煤e al proceso de modernizaci贸n y a los requerimientos de la Industria  4.0